Agile Brazil 2012 - Lições aprendidas

   Dessa vez não pude deixar de ir. Seria muita "canalhice" em relação a minha responsabilidade profissional. Então fui com o firme propósito de prestigiar, reciclar conhecimento e aprender mais sobre métodos ágeis, Lean e empreendedorismo.

   Neste singelo post, tento ilustrar aqui minhas percepções sobre o que levei do evento como ensinamento.

Experiência Financeira: Introdução

Um belo dia, um amigo me apresentou um livro chamado O Homem Mais Rico da Babilônia. Ele é fininho, tem letras grandes e até algumas figuras (dependendo da editora e edição). É o típico livro de aparência inofensiva. 
Com este livre tive a melhor aula de gestão financeira pessoal que já tive em toda minha vida (e confesso ter assistido várias aulas sobre o assunto). 

Organização: Mapas Mentais

Desenvolvido na década de 1970 por Tony Buzan, o conceito de mapa mental pode ser uma poderosa ferramenta de organização, tanto porque seu objeto e organizar um lugar mais intangíveis e que sempre precisa de organização: sua mente.

Com o objetivo de estruturar nosso pensamento, o mapa mental faz uso de imagens, cores e palavras-chaves interligando, de maneira hierárquica e sistemática, idéias pertencentes a uma ideia central. Tais idéias podem ser tarefas, datas ou tópicos de estudo. Enfim, tudo aquilo que se deseja organizar.

Devido a essas características, o mapa mental propicia uma efetiva maneira de agregar e distribuir uma quantidade grande de informações de maneira objetiva.

A primeira vista, os mapas mentais se apresentam como um emaranhado de gráficos e palavras desordenadas. Se nos depararmos com essa percepção, significa que nosso cérebro está "travado" na maneira linear que geralmente nos ensinam a pensar.

Vejamos alguns aspectos lineares de estudos e compara-los aos mapas mentais[2]:

"1. Extrair o essencial – Os conteúdos muitas vezes são apresentados em formato de prosa ou, como preferimos, discursivo, assim como um professor falando. Do que está escrito, apenas uma parte constitui conteúdo utilizável e, portanto, que precisa ou vale a pena ser aprendido. Um mapa mental ajuda e facilita filtrar o que é relevante e representá-lo de forma sintética.
2. Organizar as idéias – Um texto discursivo descreve idéias de forma seqüencial, mas nem todas as idéias são sequenciais: uma pode estar dentro de outra ou várias podem se referir a uma mesma. Além disso, idéias relacionadas podem estar distantes muitos parágrafos e páginas, e o leitor é que deve juntá-las na compreensão. Um mapa mental permite organizar e nivelar melhor as idéias segundo suas precedências e dependências.
3. Aprender – Fazer um mapa mental de um conteúdo nem sempre é imediato; o esforço aplicado à extração, síntese, filtragem e reorganização de idéias constitui um poderoso estabilizador de aprendizado. Isso pode às vezes resultar em uma curiosa situação, a de você não precisar tanto do mapa mental só porque o fez! Preparar cola é também uma forma de estudar...
4. Facilidade de revisão – Uma vez que tenha os mapas mentais, ficará fácil e rápido fazer revisões; podem até ser carregados na bolsa para aproveitar tempo ocioso, como em esperas.
5. Planejamento - Como um mapa mental é estruturado, você pode fazer verificações de quais componentes e blocos de conteúdo já sabe e ainda não sabe, e assim planejar melhor sua dedicação.
6. Colaboração – Um curso on-line fez uma pesquisa com seus alunos sobre quais os recursos foram mais efetivos para o seu aprendizado. Os dois primeiros colocados foram o fórum e o chat! Estudo em dupla ou em grupo permite enriquecimento mútuo, além de ser potencialmente mais divertido. Mapas mentais podem melhorar ainda mais os resultados por constituírem um foco comum para os trabalhos e poderem ser compartilhados. Além disso, mapas mentais elaborados ou submetidos ao grupo poderão ter maior qualidade, pela contribuição de mais pessoas na forma de idéias e críticas."

Montar um mapa mental não é difícil. No início pode parecer estranho, devido ao modo em que as idéias estão organizadas em nossa mente. Mas com o uso frequente dos mapas mentais, a tarefa de construí-los ficará cada vez mais simples, rápido e divertido. Isso é uma consequência lógica e natural, pois suas idéias serão reorganizadas sistematicamente conforme o uso.

Em primeiro lugar, para se montar um mapa mental, precisamos ter um escopo. Usaremos aqui, hipoteticamente, um mapa mentar das atividades cotidianas de uma pessoa qualquer:

Sempre começaremos com uma ideia principal (escopo). A partir dessa ideia, criamos idéias secundárias. Depois detalhamos cada a ideia secundária e assim por diante, de maneira que as idéias se irradiem e se ramifiquem, de acordo com o fluxo das informações.

É conveniente e recomendável utilizar-se de termos objetivos e ícones (gráficos) que nos facilitam lembrar da informação. Em relação aos gráficos e cores, nunca é demais lembrar para usar o bom senso. O mapa mentar é para ser enxuto e objetivo! 

Um mapa mental deve ser observado por parte. Nunca devemos entende-lo de uma só vez. É necessário que observemos o tópico principal, para se saber sobre o que se trata o mapa mental. Depois observamos os tópicos do segundo nível e selecionamos um, voltando a observar os tópicos em sua volta. Assim vamos nos aprofundando na estrutura das idéias apresentadas. 

Uma revisão crítica e recorrente do mapa mental deve ser feito para sua correta elaboração. Esse processo nos faz ordenar e agrupar corretamente os tópicos.

Uma boa estratégia é mostrar e explicar o mapa mental a outra pessoa. Além se servir como um processo de refinamento do mapa mental, este processo nos auxilia fixar o conteúdo do mapa mental e disseminar esta cultura.

Mudar o modo de pensar não é fácil. Requer treino, paciência e persistência. Utilizar mapas mentais como metodologia de organização também é uma maneira de eficaz nos desenvolvermos e otimizar nosso tempo e tarefas:

Deixo aqui duas recomendações que gosto muito de utilizar: 

• Mapas mentais - Site da comunidade do IDPH:  http://www.mapasmentais.com.br/
• Sofware gratuito para mapas mentais: FreeMind 

E fazendo uma referência ao próprio blog, o mapa mental sobre o que é o mapa mental:

REFERÊNCIAS

1. Imagem do post: Wikipedia
2. Vilela, Virgílio Vasconcelos. Modelos e Métodos para Usar Mapas Mentais: usos detalhados de mapas mentais para seu cotidiano, seu aprendizado e suas realizações. 4. ed. Brasília: edição do autor, 2008.
3. Buzan, Tony. The mind map book: how to use radiant thinking to maximize your bain´s untapped potential. 1993. ISBN 0525939040.

Organização: Lista de tarefas

Nada melhor do que iniciar um processo de organização pela velha, boa, esquecida e abandonada lista de tarefas.

Para o casos onde a quantidade de tarefas diárias são grandes e chegam sob demanda, essa é a ferramenta mais indicada para a iniciar a organização!

A princípio o uso é simples e qualquer pedaço de papel serve.

Se você é daqueles que passam horas na frente do computador e/ou no celular (ou smartphone), use uma lista de tarefas digital. Caso contrário, o bom e velho papel é seu melhor aliado.

Justamente, por sem simples, a lista de tarefas é indicada para quem está tentando se organizar e já se conscientizou é necessário montar uma metodologia, então recomendo o seguinte:

• Use uma agenda: Pode ser um caderninho ou algo parecido, para que seja possível criar um histórico das atividades realizadas e o que tem a fazer; Particularmente, recomendo usar aquela agenda do ano passado que está com um monte de folhas em branco. Jogue foras as páginas escritas e usa a agenda como um caderno de anotações.
• Seja objetivo: Especifique claramente sua tarefa. Evite anotar tarefas como "Pagar contas". A melhor coisa é especificar, por exemplo: "Pagar conta de telefone no banco."
• Defina prioridades: Primeiro as primeiras coisas! Isso é o ideal. Mas tarefas urgentes sempre podem aparecer, então inclua a tarefa urgente no final da lista, execute-a e volte à tarefa da prioridade que você definiu.
• Conclua a tarefa: Ao finalizar cada tarefa, marque-a como concluída. Isso ajuda o cérebro a entender que o processo acabou e te deixa mais aliviado (Efeito Zeigarnik).
• Lista de tarefas é um roteiro: Então tenha o costume de, ou antes de iniciar seu trabalho ou depois de finalizar seu trabalho, transcreva para uma outra lista as tarefas pendentes. Particularmente prefiro fazer isso no início dos trabalhos, pois assim seu cérebro vai entender que existem tarefas pendências a serem concluídas (Efeito Zeigarnik)!
• Revise suas tarefas: As tarefas concluídas devem ser revisadas periodicamente (no fim da semana, no fim do mês, etc...). Isso ajuda a entender melhor que tipo de trabalho você está executando ou se tem muita intervenção urgente. É essa revisão que vai impulsionar um planejamento mais eficiente.

Tome cuidado com as sabotagens! Tarefas que nunca saem da sua lista é um forte indício de sabotagem. Quando isso ocorre é porque você não está sendo objetivo e/ou não está definindo corretamente as prioridades. Verifique se essas tarefas estão na dependência de outras pessoas ou seu estão muito vagas.

Outro fator que ajuda muito é ter um escopo para a lista de tarefas, ou seja, listas de tarefas contextualizadas. Tenha uma lista de tarefas para o trabalho, outra para estudos e outra para o lar. Use o bom senso para dividir as tarefas por escopo. Ou você é daqueles que anota a lista de compras no mesmo papel onde anoutou o dia da reunião que também está anotado as pendências de trabalho da faculdade?

Atenção: Lista de tarefas não é agenda! Agenda tem data e hora para realizar o que deve ser feito. Lista de Tarefas é um roteiro, uma sequência de atividades que devem ser executadas, sem controle de tempo para iniciar e terminar.

Com o tempo, o investimento na utilização da lista de tarefas se transforma em um hábito saudável, que tem como retorno momentos de paz, tranquilidade e controle sobre suas atividades.

REFERENCIAS

1. TAREFA FECHADA, TAREFA ABERTA. MANUEL VIEGAS ABREU. Almedina Brasil. ISBN: 9729822514
2. Imagem do post: FreeDigitalPhotos.net

Efeitos psicológicos da organização

Conforme já discutimos, a organização é, resumidamente, uma metodologia de potencialização de nossa capacidade de realizar tarefas. 

Porém, implantar essa metodologia em nossas vidas, realmente não é fácil. Se organizar, em um primeiro momento significa trabalhar muito mais do que o normal e num segundo momento a disciplina se torna fundamental para manter a organização.

Então, a força de vontade se torna sua principal ferramenta de trabalho. E o que lhe impede sair do estado do comodismo da situação atual, estagnado na resolução de urgências e reclamações de falta de tempo para uma situação de dinamismo e crescimento? Bom, basicamente a falta de objetos e métodos:

• Objetivo: A organização depende sobre o que se deseja organizar e para quê. Não adianta dizer "vou organizar minha vida pessoal!" e sair por aí fazendo anotações, guardando coisas em caixas e jogando coisas do lixo. Inevitavelmente, uma hora você vai parar de anotar, porque está anotando coisas demais. Depois vai parar de usar as caixas, porque não tem mais espaço. Daí vai jogar no lixo o que não devia e vai ficar com raiva ou chateado... Divida as áreas a serem organizadas e as organize separadamente. Organize suas tarefas diárias, depois sua lista de compras, depois seu controle bancário, depois sua lista de filmes favoritos. Conforme uma área é organizada, vai surgir um tempo (que foi otimizado) para organizar outra área, e assim por diante. Saiba o que será organizado e mantenha o foco!
• Método: Uma vez definido um objetivo, é preciso escolher a ferramenta correta para a tender as necessidades da organização. Planilhas ajudam no controle financeiro ou listas de compras, assim como agendas e calendários para tarefas diárias. É importante ter em mente que o processo de qualquer método de organização deve conter ENTRADAS, ACOMPANHAMENTO e SAÍDA. A entrada é o processo de registro do evento (uma tarefa, uma reunião ou um novo produto). O acompanhamento é onde se visualiza as pendências e se toma a decisão de executa-lá. A saída representa a finalização do evento.

Sem um objetivo e um método adequado ao objeto, não há força de vontade que persista por muito tempo. Acabando a força de vontade, logo surgem os aborrecimentos, negligências e o abandono da organização. Voltando ao estado de acomodação inicial de maneira agravada!

Independentemente da sua força de vontade, atento deve-se ficar em relação às armadilhas que podem surgir no caminho:

• Efeito manada: Organização pessoal (como já diz por si mesmo) é pessoal. É uma trilha que se percorre solitário (ajuda sempre é necessário, mas é você mesmo que deve se organizar!). Porém, em determinados momentos, podemos estar cuidando (ou ajudando) a criar uma cultura de organização (em nossa casa ou em nosso trabalho). Bom, nestes casos, basta que uma vez a metodologia seja negligenciada (total ou parcial) por alguém que, logo mais, outro alguém vai ter o brilhante de pensamento "Há! ninguém vai sentir falta desse procedimento" ou "Fulano não fez, não vou fazer também!". Se nada for feito, é questão de tempo perder todo o trabalhado de organização.
• Efeito Zeigarnik:  As pessoas lembravam-se das tarefas não concluídas com mais facilidade do que das completadas. Então tenha em mente que, seja qual for a metodologia adotada para realizar a organização, o Efeito Zeigarnik deve ser contemplado. Sua metodologia deve contemplar:

1. Um sistema de tensão criado quando o indivíduo receber uma tarefa para realizar (ENTRADAS).
2. Quando a tarefa for concluída, a tensão desaparecerá (SAÍDA).
3. Se a tarefa não for concluída, a persistência da tensão resultará na maior probabilidade de o indivíduo lembrar-se da tarefa (ACOMPANHAMENTO).

Resumindo, Se você realmente deseja inciar um processo de organização, faço-o com vontade e certo de que haverão dificuldades. Tenha consciência de onde você está e para onde deseja ir! Uma dica: se você tem dificuldade em manter o leme do barco ajustado, procure alguém que possa lhe ajudar a manter o rumo, atuando como um coaching (ou mentoring, conforme a necessidade - em um post futuro comentaremos sobre esses profissionais). Um olhar externo pode ajudar muito!

REFERENCIAS

1. Criação de Uma Ferramenta de Organização Pessoal em um Ambiente Construtivista de Aprendizagem a Distância. José Antonio Gameiro Salles. 2001.
2. TAREFA FECHADA, TAREFA ABERTA. MANUEL VIEGAS ABREU. Almedina Brasil. ISBN: 9729822514
3. POR QUE A GENTE É DO JEITO QUE A GENTE É? EDUARDO FERRAZ, 2010. Ed. Gente. ISBN: 857312698
4. Imagem do post: FreeDigitalPhotos.net

Conceitos sobre organização

Neste post inicial sobre gestão e organização, pretendo aqui fazer um apanhado geral sobre o conceito de organização.

Não tem como falar sobre organização sem falar em O&M (Organização e métodos). O&M É uma atividade administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade possível através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, interagindo com o ambiente (o ambiente pode ser uma empresa, sua casa, sua mesa, sua mente...). Portanto, a estrutura organizacional que interage com o ambiente é um conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões.

Para que tal interação seja possível, torna-se necessário a criação de sistemas. Um sistema é um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam em uma relação direta, de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcançados.

Por sua vez, um sistema deve possuir métodos que o padronizem, ou seja, definir um caminho ordenado e
sistemático para se chegar a um fim!


Resumindo, definir uma organização é definir (ou criar) uma metodologia.


Fica aqui uma curiosidade: A palavra METODOLOGIA origina-se do grego, onde:

• META significa através, por meio. Ideia de amplitude;
• HODOS: significa caminho;
• LOGIA: significa estudo;

Por esse motivo, metodologia é a principal ferramenta da Ciência. Só para relembrar: a definição formal de ciência é "ramo de conhecimento sistematizado como campo de estudo ou observação e classificação dos fatos atinentes a um determinado grupo de fenômenos e formulação das leis gerais que os regem".

Bom, nosso foco aqui não é empresarial nem acadêmico. Nosso foco é o indivíduo. Então vamos inferir os conceitos acima na organização pessoal.

Organização tem origem no grego: Organon - que significa ferramenta, instrumento  - Aliás, Organon é um conjunto de obras literárias do antigo filósofo Aristóteles.

Se organização é uma ferramenta, então para se fazer uso de ferramentas são necessários conhecimento, treinamento e experiência sobre a ferramenta.

Lembre-se que uma ferramenta, por definição, deve ser algo útil, que tem o objetivo de potencializar nosso trabalho (como uma alavanca, por exemplo).

O grande desafio do dia-a-dia é criar/usar ferramentas que nos ajude a organizar nossas tarefas de maneira simples, fácil e adaptativa às nossas necessidades.

Não precisamos reinventar a roda, basta adaptarmos o uso à nossa necessidade. Algum exemplos de ferramentas organizacionais conhecidos:

• Agendas;
• Caderno de anotações (lista de tarefas);
• Diretórios (gavetas, pastas, armários, desde que estejam devidamente identificados);
• Mapas Mentais;
• Identificações visuais(LEAN, 5S)

Não importa de a ferramenta é virtual ou real. O importante é nos organizar para gerarmos economia de tempo e com isso potencializar nossa capacidade gerir melhor nossas tarefas, sejam elas tarefas de trabalho ou lazer.

Para finalizar, vamos deixar claro uma coisa: colocar uma metodologia em prática não é uma das tarefas mas fáceis do mundo. Se faz necessário paciência e força de vontade, pois iremos tratar com o ser humano (seja você, sua família ou sua equipe) e isso implica em mudanças de paradigmas, pensamentos e egos.

REFERÊNCIAS:

1. Apostila de Administração - Organização, Sistemas e Métodos - Prof. Adm. Livaldo dos Santos.
2. Organon - Aristóteles. Editora Edipro. 2009. ISBN 8572836438.
3. Moderno Dicionário da Língua Portuguesa. Editora Moderna. ISBN 85-06-02759-4 
4. Oficina do Empreendedor - Fernando Dolabela. Editora Sextante. ISBN 9788575424032
5. Imagem do post: FreeDigitalPhotos.net