Organização: Lista de tarefas

Nada melhor do que iniciar um processo de organização pela velha, boa, esquecida e abandonada lista de tarefas.

Para o casos onde a quantidade de tarefas diárias são grandes e chegam sob demanda, essa é a ferramenta mais indicada para a iniciar a organização!

A princípio o uso é simples e qualquer pedaço de papel serve.

Se você é daqueles que passam horas na frente do computador e/ou no celular (ou smartphone), use uma lista de tarefas digital. Caso contrário, o bom e velho papel é seu melhor aliado.

Justamente, por sem simples, a lista de tarefas é indicada para quem está tentando se organizar e já se conscientizou é necessário montar uma metodologia, então recomendo o seguinte:

• Use uma agenda: Pode ser um caderninho ou algo parecido, para que seja possível criar um histórico das atividades realizadas e o que tem a fazer; Particularmente, recomendo usar aquela agenda do ano passado que está com um monte de folhas em branco. Jogue foras as páginas escritas e usa a agenda como um caderno de anotações.
• Seja objetivo: Especifique claramente sua tarefa. Evite anotar tarefas como "Pagar contas". A melhor coisa é especificar, por exemplo: "Pagar conta de telefone no banco."
• Defina prioridades: Primeiro as primeiras coisas! Isso é o ideal. Mas tarefas urgentes sempre podem aparecer, então inclua a tarefa urgente no final da lista, execute-a e volte à tarefa da prioridade que você definiu.
• Conclua a tarefa: Ao finalizar cada tarefa, marque-a como concluída. Isso ajuda o cérebro a entender que o processo acabou e te deixa mais aliviado (Efeito Zeigarnik).
• Lista de tarefas é um roteiro: Então tenha o costume de, ou antes de iniciar seu trabalho ou depois de finalizar seu trabalho, transcreva para uma outra lista as tarefas pendentes. Particularmente prefiro fazer isso no início dos trabalhos, pois assim seu cérebro vai entender que existem tarefas pendências a serem concluídas (Efeito Zeigarnik)!
• Revise suas tarefas: As tarefas concluídas devem ser revisadas periodicamente (no fim da semana, no fim do mês, etc...). Isso ajuda a entender melhor que tipo de trabalho você está executando ou se tem muita intervenção urgente. É essa revisão que vai impulsionar um planejamento mais eficiente.

Tome cuidado com as sabotagens! Tarefas que nunca saem da sua lista é um forte indício de sabotagem. Quando isso ocorre é porque você não está sendo objetivo e/ou não está definindo corretamente as prioridades. Verifique se essas tarefas estão na dependência de outras pessoas ou seu estão muito vagas.

Outro fator que ajuda muito é ter um escopo para a lista de tarefas, ou seja, listas de tarefas contextualizadas. Tenha uma lista de tarefas para o trabalho, outra para estudos e outra para o lar. Use o bom senso para dividir as tarefas por escopo. Ou você é daqueles que anota a lista de compras no mesmo papel onde anoutou o dia da reunião que também está anotado as pendências de trabalho da faculdade?

Atenção: Lista de tarefas não é agenda! Agenda tem data e hora para realizar o que deve ser feito. Lista de Tarefas é um roteiro, uma sequência de atividades que devem ser executadas, sem controle de tempo para iniciar e terminar.

Com o tempo, o investimento na utilização da lista de tarefas se transforma em um hábito saudável, que tem como retorno momentos de paz, tranquilidade e controle sobre suas atividades.

REFERENCIAS

1. TAREFA FECHADA, TAREFA ABERTA. MANUEL VIEGAS ABREU. Almedina Brasil. ISBN: 9729822514
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